Corporate TransportationSmart Mobility

Werksbus selbst betreiben oder betreiben lassen? Wer das Mitarbeitershuttle nach der Softwareauswahl steuert

· 12 Min. Lesezeit
Eine Schichtkoordinatorin mit Tablet steht am Werkstor, während Mitarbeitende der Frühschicht aus dem Werksbus steigen

Wer beantwortet um 05:10 Uhr die Nachricht, dass der Bus für die Frühschicht ohne Fahrer im Depot steht? Und wer ist um 22:50 Uhr erreichbar, wenn die Rückfahrt der Spätschicht ausbleibt? Die Linie 264 der Wolfsburger Verkehrs-GmbH zum VW-Werk startet montags bis freitags um 05:29 Uhr. Ihre Rückfahrt nach der Spätschicht erreicht laut Fahrplan um 22:56 Uhr die Haltestelle VW CKD Halle 103 und fährt von dort weiter. Dazwischen liegen fast 17,5 Stunden. Einer einzelnen Person erlaubt das Arbeitszeitgesetz höchstens zehn davon (§ 3 ArbZG). An dieser Lücke ändert ein neues Planungssystem für das Shuttle nichts. Es rechnet Routen, aber jemand muss sie ändern, wenn sich Schichtzeiten verschieben, muss mit dem Busunternehmen klären, wer für den kranken Fahrer einspringt, und muss Fahrgästen antworten, bevor die Schicht beginnt. Ob das Ihr eigenes Team auf der Plattform übernimmt oder der Anbieter als Managed Service, entscheiden Sie besser nach der Personaltiefe als nach der Lizenzgebühr. Wie viele Köpfe das sind, ergibt sich aus zwei Paragrafen des Arbeitszeitgesetzes, dem Bundesurlaubsgesetz und zwei Zahlen von Destatis.

Was nach dem Go-live jeden Tag am Werksbus anfällt

Drei Aufgaben bleiben, wenn das Projektteam nach der Einführung abzieht, und keine davon erledigt die Plattform allein. Jede fällt zu Zeiten an, die der Schichtplan vorgibt.

Für 10 % der Beschäftigten in Deutschland ändern sich die Arbeitszeiten häufig aus betrieblichen Gründen, und im Werk ist jede solche Änderung zuerst eine Routenänderung. Von dieser Gruppe erfahren 61 % erst am selben Tag (30 %) oder am Vortag (31 %) von der Änderung. So steht es im Arbeitszeitreport der BAuA, der auf der Arbeitszeitbefragung 2021 beruht. In der Industrie liegt der Anteil mit 7 % niedriger. Beruhigen sollte Sie das wenig. Im Werk verschiebt eine Änderung selten eine einzelne Person, sie verschiebt eine Schichtgruppe, und eine Schichtgruppe ist eine Route. Dazu kommt der Werkskalender. Im Fahrplan der Linie 264 tragen Fahrten den Vermerk „Fährt nicht in den VW-Werkferien“: Wer den Kalender eines Werks ändert, ändert den Fahrplan seines Busses.

Wie viele Ihrer Beschäftigten trifft das? Das hängt am Schichtmodell. Bundesweit arbeiten nach derselben BAuA-Befragung 8 % in Wechselschicht ohne Nachtanteil, 7 % in Wechselschicht mit Nachtanteil und 1 % in Dauernacht, zusammen 16 %. In einem Drei-Schicht-Werk sind es 100 %.

Die zweite Aufgabe, das Busunternehmen, hängt an einem Arbeitsmarkt, dem allein im ÖPNV 20.000 Busfahrerinnen und Busfahrer fehlen (Verband Deutscher Verkehrsunternehmen). Wegen fehlenden Personals hat knapp jedes zweite Unternehmen in der Branchenumfrage des Verbands sein Angebot phasenweise zurückgefahren. Wer im Fahrdienst arbeitet, ist im Schnitt älter als 50. Das sind Zahlen aus dem Linienverkehr, nicht aus dem Werkbusverkehr. Sie zeigen trotzdem, woraus der Alltag mit einem beauftragten Busunternehmen besteht: Fahrerwechsel, Ersatzfahrzeuge, ausgefallene Umläufe. Jede dieser Änderungen muss jemand bestätigen, in die Fahrtenliste übernehmen und als erledigt abhaken. Ein Portal für die Beförderungsunternehmen verlagert die Eingabe zum Busunternehmen. Die Kontrolle bleibt bei Ihnen oder bei dem, der den Betrieb für Sie führt.

Die dritte Aufgabe sind die Fahrgäste. Sie melden sich vor Schichtbeginn: wegen der neuen Haltestelle nach einem Umzug, wegen des Busses für eine getauschte Schicht, wegen der Verspätung von heute Morgen. Eine Antwort um 09:00 Uhr kommt für die Frühschicht zu spät. Kosten, Steuerfragen und die Auswahl des Busunternehmens behandelt der Leitfaden Mitarbeitershuttle & Werksbus 2026. Für das Betriebsmodell zählt allein, wer um 05:00 Uhr antwortet.

Was das Arbeitszeitgesetz für die Besetzung der Disposition bedeutet

Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten; auf zehn verlängern lässt sie sich nur, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. § 5 verlangt nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden. Diese beiden Vorschriften legen die Untergrenze fest.

Daraus folgt eine einfache Rechnung. Wer die Rückfahrt der Spätschicht bis 22:56 Uhr betreut, darf am nächsten Tag frühestens gegen 10:00 Uhr wieder anfangen. Die Anrufe zur Frühschicht ab 05:00 Uhr nimmt also jemand anderes an, an jedem Tag, an dem beide Schichtgrenzen besetzt sein sollen. § 5 Abs. 2 erlaubt in einigen Bereichen, darunter Verkehrsbetriebe, eine Verkürzung um bis zu eine Stunde mit Ausgleich. Planen Sie die Disposition im Werk ohne diese Ausnahme. Österreich schreibt in § 12 AZG ebenfalls elf Stunden Ruhezeit vor. Die Tageshöchstgrenze liegt dort bei zwölf Stunden (§ 9 AZG), für die beiden Schichtgrenzen ändert das aber nichts. Wer die Rückfahrt um 22:56 Uhr betreut, darf auch in Österreich nicht um 05:00 Uhr wieder anfangen.

Vollzeit-Erwerbstätige arbeiteten 2024 im Schnitt 40,2 Stunden pro Woche, meldet Destatis, und für die Personalstärke ist das der Teiler. Im Jahr 2025 waren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durchschnittlich 14,6 Arbeitstage krankgemeldet, wobei nur Krankmeldungen über drei Tage in die Zählung eingehen; die wahre Zahl liegt nach Einschätzung des Amts höher.

GrößeWertGrundlage
Servicefenster Linie 264, montags bis freitags05:29 bis mindestens 22:56 Uhr, fast 17,5 hWVG-Fahrplan, gültig ab 10. Juni 2025
Höchstarbeitszeit je Person und Tag10 h§ 3 ArbZG
Ruhezeit nach Arbeitsende11 h§ 5 ArbZG
Vollzeit-Wochenstunden 202440,2 hDestatis
Fenster 05:00 bis 23:00 Uhr an sechs Tagen108 h ÷ 40,2 h = 2,7 Vollzeitkräfteeigene Rechnung
Ein Platz rund um die Uhr an sieben Tagen168 h ÷ 40,2 h = 4,2 Vollzeitkräfte (3,5 bei 48 h, dem Wochenwert aus § 3)eigene Rechnung
Abwesenheit je Person und Jahrmindestens 24 Werktage Urlaub plus 14,6 gemeldete Krankheitstage§ 3 BUrlG, Destatis

Lesen Sie die Tabelle von unten. Der Urlaub nach § 3 BUrlG umfasst mindestens 24 Werktage, also vier Wochen, und die gemeldeten Krankheitstage ergeben knapp drei weitere Arbeitswochen. Im Schnitt fehlt damit jede Person rund sieben Wochen im Jahr, und in diesen Wochen hat eine Ein-Personen-Disposition niemanden. Das Fenster von 05:00 bis 23:00 Uhr an sechs Tagen braucht schon vor jeder Abwesenheit 2,7 Vollzeitkräfte. Zwei Personen decken einen normalen Tag, wenn eine die frühe und eine die späte Schichtgrenze übernimmt. Fällt eine aus, darf die andere nach § 5 nicht beide Grenzen an aufeinanderfolgenden Tagen betreuen. Für die Disposition eines Drei-Schicht-Werks heißt das: zwei Personen im Tagesgeschäft und eine dritte, die vertreten kann.

Wann Sie das Mitarbeitershuttle in Eigenregie steuern sollten

Seit 1990 gibt es am BMW Group Werk Regensburg ein Pendlerbussystem, das BMW als unternehmenseigenes Werkbusnetz beschreibt. 2023 meldete BMW 36 Werkbusse auf 35 Linien mit 553 Haltestellen, die entfernteste fast 110 Kilometer vom Werk in Altenstadt an der Waldnaab; mehr als 2.000 Beschäftigte fahren regelmäßig mit. Im selben Jahr hatte das Werk dafür eine eigene Leitung, Georg Rampf als „Leiter Werkbusbetrieb und Fuhrparks“. Dass dabei Dienstleister mitarbeiten, sagt Rampf in der Mitteilung der BMW Group vom Juli 2023 selbst: „In enger Abstimmung mit unseren Dienstleistern planen wir, nach und nach alle Werkbusse auf emissionsfreie Antriebe umzustellen.“

So sieht Eigenregie aus, wenn sie trägt: ein unternehmenseigenes Netz, eine Leitung, deren Aufgabe der Werkbus ist, und Dienstleister, mit denen sich das Werk eng abstimmt. Ob Ihr Standort dahin passt, prüfen Sie in vier Schritten.

Zählen Sie zuerst die Personen, die eine Route ändern und veröffentlichen können, ohne jemanden zu fragen. Liegt die Zahl unter drei, fehlt die Besetzung aus der Tabelle oben. Schulungen helfen nur, wenn die Geschulten im Dienstplan auch Zeit dafür bekommen.

Schauen Sie dann auf den Takt der Änderungen. Stehen die Schichtpläne wochenweise fest und kommen Änderungen gebündelt, kann ein internes Team sie einplanen. Verschieben sich dagegen jeden Tag Gruppen, wie es die BAuA-Zahlen für einen Teil der Belegschaft zeigen, wird die Disposition an den Randzeiten zur Daueraufgabe.

Drittens: Zählen Sie Standorte und Busunternehmen. Ein Werk mit einem Busunternehmen lässt sich aus dem Facility Management heraus steuern. Drei Standorte mit vier Busunternehmen bedeuten vier Ansprechpartner, vier Abrechnungen und vier Wege, eine Störung zu melden.

Wollen Sie das Wissen über Routen und Nachfrage im Haus aufbauen? Das ist die vierte Prüfung. BMW verbindet seinen Werkbus mit der Umstellung auf emissionsfreie Antriebe, und das System spart rund 3.000 Tonnen CO2 im Jahr (BMW Group, 2023). Gehört der Werkbus für Sie zum Standortkonzept, spricht das für ein eigenes Team. Ist er eine Pflicht, die laufen soll, spricht es dagegen.

Shuttle-Betrieb als Managed Service: was wandert und was bei Ihnen bleibt

Im Managed Service führen Administratoren des Plattformanbieters den Tagesbetrieb auf derselben Plattform, mit der sonst Ihr eigenes Team arbeitet. Diese Administratoren planen die Routen und passen sie an, wenn sich Schichten oder Belegschaft ändern, beauftragen und koordinieren die Busunternehmen und beantworten die Fragen der Fahrgäste. Ihr Unternehmen erhält eine Rechnung und einen festen Account Manager. Betreibt der Anbieter selbst keine Fahrzeuge, bleiben Busse und Fahrer in beiden Modellen beim Busunternehmen. Was wandert, sind der Vertrag mit ihm und die Arbeit an den Schichtgrenzen. Vier Dinge bleiben bei Ihnen, gleich welches Modell Sie wählen.

Die Beförderungsrichtlinie und das Budget. Wer fahrberechtigt ist, wie lange eine Fahrt höchstens dauern darf und welcher Abholradius je Standort zulässig ist, legen Sie fest. Der Anbieter betreibt das Programm innerhalb dieser Regeln.

Bei den Daten regelt Art. 28 DSGVO die Verantwortung. Verarbeitet der Anbieter die Fahrgastdaten in Ihrem Auftrag, bleiben Sie Verantwortlicher, und die Verordnung bindet ihn an Ihre „dokumentierte Weisung“ (Abs. 3 lit. a). Weitere Auftragsverarbeiter darf er nur mit Ihrer vorherigen schriftlichen Genehmigung einschalten (Abs. 2), Überprüfungen einschließlich Inspektionen muss er ermöglichen (lit. h). Nach dem Ende der Leistung löscht er nach Ihrer Wahl alle personenbezogenen Daten oder gibt sie zurück, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht (lit. g). Eine Ausstiegsklausel für die Daten müssen Sie also nicht erst aushandeln, sie ist Pflichtinhalt des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Ein Punkt verlangt trotzdem Aufmerksamkeit. Im Managed Service erhalten die Busunternehmen Fahrgastdaten wie Abholpunkte über den Anbieter, und wie die Beförderungsunternehmen eingebunden sind, sollte ausdrücklich im AVV stehen.

Die Mitbestimmung. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen mit. Die Routen folgen also Schichtzeiten, die Sie mit dem Betriebsrat vereinbaren, und diese Schnittstelle bleibt im Haus, auch wenn der Anbieter plant. Erfasst das System Einstiege oder Standorte, kann Nr. 6 hinzukommen; wie eine Betriebsvereinbarung dafür aussieht, zeigt der Beitrag zu Shuttle-Tracking, Betriebsrat und DSGVO.

Bei der Steuerung des Anbieters zieht das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz eine Grenze, und zwar dort, wo aus Dienstleistung Überlassung würde. Nach § 1 Abs. 1 Satz 2 AÜG werden Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung überlassen, „wenn sie in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert sind und seinen Weisungen unterliegen“. Im Alltag steuern Sie deshalb über Regeln, Kennzahlen und den Account Manager, nicht über Anweisungen an einzelne Administratoren des Anbieters, als wären es Ihre Beschäftigten. Wie Ihr Vertrag diese Linie zieht, sollte Ihre Rechtsabteilung vor der Unterschrift prüfen.

Der Kontrolleinwand: was davon im Vertrag bleibt

Gegen den Managed Service spricht ein ernster Einwand: Mit dem Betrieb geht das Wissen, die Marge des Anbieters wird zur Dauerposition, und das Zurückholen kostet. Belege dafür gibt es. Im Global Outsourcing Survey 2024 von Deloitte, einer weltweiten Befragung von mehr als 500 Führungskräften ohne Auswertung der Rückholquote für Deutschland, gaben 70 % an, in den vergangenen fünf Jahren ausgelagerte Aufgaben gezielt zurückgeholt zu haben. Ganz vorn lag bei den Gründen mit 68 % der Wunsch nach mehr Kontrolle über Servicequalität und Leistung. Das AÜG scheint den Einwand zu stützen, weil Sie die Administratoren des Anbieters nicht wie eigenes Personal anweisen. Und BMW Regensburg zeigt seit 1990, dass Eigenregie funktioniert.

Aber BMW belegt eine Bedingung. Eigenregie trägt dort, wo es eine Funktion mit Leitung gibt. Ein Mitarbeitershuttle, das an den freien Stunden eines einzigen Koordinators hängt, hat diese Tiefe nicht, und die Tabelle zeigt, warum ihm das Arbeitszeitgesetz keine Wahl lässt.

Auch das Wort Kontrolle verdient einen zweiten Blick. Richtlinie, Budget, Datenverantwortung und Mitbestimmung bleiben beim Arbeitgeber. Zum Anbieter wandert die Arbeit an den Schichtgrenzen, und die AÜG-Grenze verlangt lediglich, dass Sie über Regeln steuern statt über Zurufe. Dazu passt ein zweiter Befund derselben Studie: Als Hauptmotiv für Auslagerung hat der Zugang zu Fachkräften die Kostensenkung abgelöst, deren Anteil als wichtigster Grund von 70 % auf 34 % fiel.

Insgesamt 157 Engpassberufe zählte die Bundesagentur für Arbeit in ihrer Engpassanalyse für 2025, Berufskraftfahrerinnen und Berufskraftfahrer eingeschlossen. Um Fachkräfte konkurrieren Sie also in einem engen Markt. Für Disponentinnen und Disponenten im Werkbusverkehr weist die Analyse keinen eigenen Wert aus. Wer für eine Aufgabe, die bisher nebenher lief, drei Personen aufbauen will, sucht trotzdem in einem Markt, in dem schon die Fahrer fehlen.

Ein Teil des Einwands bleibt richtig, und auch ihn liefert Deloitte: Bei fast 70 % der Organisationen ist die Steuerung der Dienstleister noch nicht ausgereift. Ein Managed Service, den auf Arbeitgeberseite niemand prüft, steht schlechter da als Eigenregie. Benennen Sie deshalb eine verantwortliche Person, die jeden Monat Pünktlichkeit, Auslastung, Beschwerden und die Änderungen des Anbieters an Routen und Regeln durchgeht. Dafür reicht ein Teil einer Stelle.

Zählen Sie vor der Unterschrift unter den Lizenzvertrag, wie viele Personen an einem Samstag um 05:00 Uhr eine Route ändern und veröffentlichen können. Sind es drei, mit Zeit dafür im Dienstplan, und passen die übrigen Prüfungen, steuern Sie selbst. Sind es weniger, kaufen Sie den Tagesbetrieb als Managed Service ein und behalten Richtlinie, Datenverantwortung und die Prüfung des Anbieters im Haus. Entscheiden Sie das in der Beschaffung, nicht drei Monate nach dem Go-live, wenn der einzige Koordinator Früh- und Spätschicht zugleich betreut. Halten Sie vor dem Start zwei Dinge schriftlich fest: die Rückgabe- oder Löschregel im AVV und die Übergabe der Busverträge für den Fall eines Modellwechsels. Weniger Arbeit wird die Disposition so bald nicht. Die Koalition will die Möglichkeit schaffen, statt einer täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit zu vereinbaren (Antwort der Bundesregierung, BT-Drs. 21/3703); Gesetz ist das bisher nicht. Kommt die Reform, dürften sich Schichtmodelle ändern, und jede Änderung eines Schichtmodells ist Arbeit an den Routen.

Wie Ryde ein Shuttle-Programm als Managed Service betreibt, beschreibt die Seite Mitarbeiterbeförderung als Managed Service; wer in Eigenregie steuert, arbeitet mit der Software für Mitarbeiter-Shuttles von Ryde.

Quellen