Sammelbeförderung, Jobticket oder Pendlerpauschale 2026: der Steuer-Entscheidungsbaum für Arbeitgeber

Seit dem 1. Januar 2026 zählt die Entfernungspauschale 0,38 € ab dem ersten Kilometer. Am 1. Januar 2027 steigt das Deutschlandticket von 63 € auf 66,80 €, und zum ersten Mal hat diesen Preis ein Index berechnet statt einer Verhandlungsrunde der Länder. Die steuerfreie Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 EStG bleibt, wie sie ist: ohne Obergrenze, gebunden an Bedingungen, die mit dem Preis nichts zu tun haben.

Drei Instrumente bewegen sich auf drei verschiedenen Zeitachsen. Gleichzeitig legen Comp & Benefits und Entgeltabrechnung in diesen Wochen fest, was 2027 an welchem Standort angeboten wird. Wer in einem Unternehmen mit 200 bis 20.000 Beschäftigten Schichtbetrieb im Gewerbegebiet hat, steht vor vier Optionen: Werksbus nach § 3 Nr. 32, Jobticket nach § 3 Nr. 15 (steuerfrei oder mit 25 % pauschal versteuert), Fahrtkostenzuschuss mit 15 % Pauschalsteuer oder gar keine Arbeitgeberleistung, sodass die Beschäftigten selbst die Pauschale ansetzen.

Die falsche Wahl kostet an drei Stellen. Ein Werksbus ohne tragfähige Rechtsgrundlage ist ein steuerpflichtiger Sachbezug. Ein Jobticket an einem Standort, den zur Schichtzeit kein Bus erreicht, ist ein Benefit ohne Nutzen. Und wer den Umsatzsteuer-Test für den Werksbus mit dem Lohnsteuer-Test gleichsetzt, findet die Differenz in der nächsten Betriebsprüfung. Entscheiden lässt sich das nur je Standort und Schichtgruppe, mit den Zahlen für 2026 und 2027 auf dem Tisch. Das Mobilitätsbudget behandelt ein eigener Beitrag zum 113-€-Paket, Österreich und die Schweiz bleiben außen vor.

Drei Instrumente, drei Zeitachsen: was sich 2026 und 2027 verschiebt

Die Pendlerpauschale hat sich zuerst bewegt. Das Steueränderungsgesetz 2025 wurde am 23. Dezember 2025 im Bundesgesetzblatt verkündet (BGBl. 2025 I Nr. 363) und hebt die Staffelung auf. Bis 2025 galten 0,30 € für die ersten 20 Kilometer und 0,38 € ab Kilometer 21, so die frühere Fassung von § 9 EStG. Heute steht im konsolidierten § 9 EStG ein einziger Satz: 0,38 € für jeden vollen Kilometer, höchstens 4.500 € im Jahr, wobei die Kappung bei eigenem oder überlassenem Pkw entfällt. Der Betrag ist nominal fixiert. Kein Index, keine Anpassungsklausel. Jede Änderung braucht ein neues Gesetz.

Das Deutschlandticket hat den entgegengesetzten Weg genommen. Die Verkehrsministerkonferenz beschloss im März 2026 in Lindau einstimmig einen Preisindex aus Personal-, Energie- und allgemeinen Kosten, den die D-Tix GmbH & Co. KG berechnet. Ergebnis für 2027: 66,80 € im Monat, 3,80 € mehr als 2026. Der entscheidende Satz steht in der Pressemitteilung der VMK vom 30. September 2026: Der Preisindex „wird nun jährlich zur Feststellung des Preises des Deutschlandtickets zur Anwendung kommen“. Der Bund zahlt bis 2030 weiterhin 1,5 Mrd. € im Jahr, die Länder legen denselben Betrag dazu (Bundesregierung). Ein fester Zuschuss bei steigenden Personal- und Energiekosten bedeutet: Die Differenz landet im Ticketpreis, und damit im Benefit-Budget jedes Arbeitgebers, der ein Jobticket bezuschusst.

Die Sammelbeförderung hat keine Preiszeitachse, denn § 3 Nr. 32 EStG enthält keinen Höchstbetrag. Ihre Zeitachse ist eine der Dokumentation. Notwendigkeit, Organisation durch den Arbeitgeber und eine besondere Rechtsgrundlage müssen in jedem Jahr vorliegen, in dem der Werksbus fährt, und sie müssen sich prüfen lassen.

Die Planung 2027 bekommt damit eine längere Perspektive: Wer heute ein Instrument wählt, wählt einen Kostenpfad über mehrere Jahre. Beim Jobticket steigt er jährlich mit dem Index, bei der Pauschale bleibt er nominal stehen und verliert real an Wert, und beim Werksbus hängt er an Auslastung und Fahrzeugkosten statt an einer politischen Entscheidung.

Nach Destatis fuhren 2024 65 % der Berufspendlerinnen und -pendler normalerweise mit dem Pkw zur Arbeit, 16 % mit Bus und Bahn. Die Entfernungspauschale machten in der Steuerstatistik für 2020 rund 13,8 Millionen Beschäftigte geltend, im Schnitt für 28 Kilometer (Destatis, März 2025). Die Statistik hinkt vier bis fünf Jahre hinterher, und 2020 war ein Homeoffice-Jahr. Für die Größenordnung reicht sie trotzdem: Der Pkw-Zweig des Entscheidungsbaums ist der, auf dem die meisten Beschäftigten sitzen.

Der Entscheidungsbaum: vier Fragen, vier Instrumente

Am Anfang steht der Fahrplan. Erreicht ein öffentliches Verkehrsmittel den Standort zu den Zeiten, an denen Schichten beginnen und enden, und zwar ohne unverhältnismäßig langen Weg? Von der Antwort hängt ab, welcher der übrigen Zweige überhaupt offensteht.

1. Fährt zur Schichtzeit kein zumutbarer ÖPNV? Dann ist die Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 der naheliegende Zweig. Genau diesen Fall führt R 3.32 LStR als erstes Beispiel für Notwendigkeit an.
2. Müssen die Beschäftigten gleichzeitig anfangen, etwa an einer Linie mit festem Schichtbeginn? Auch dann trägt § 3 Nr. 32 lohnsteuerlich, selbst wenn ein Bus fährt. Umsatzsteuerlich ist die Antwort offen (siehe Abschnitt zur Umsatzsteuer).
3. Erreicht der ÖPNV den Standort zur Schichtzeit? Dann ist das Jobticket der einfachere Weg: steuerfrei nach § 3 Nr. 15 mit Anrechnung auf die Pauschale, oder pauschal mit 25 % ohne Anrechnung.
4. Fahren die Beschäftigten ohnehin mit dem Pkw und soll das so bleiben? Dann bleibt der Fahrtkostenzuschuss mit 15 % Pauschalsteuer bis zur Höhe der Entfernungspauschale, oder der Arbeitgeber tut nichts und die Beschäftigten setzen die Pauschale in der Steuererklärung an.

Für Payroll unterscheiden sich die Instrumente in diesen Merkmalen:

Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Die Sammelbeförderung verlangt im Wortlaut keine Zusätzlichkeit, anders als § 3 Nr. 15, der Zuschüsse „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ voraussetzt. Bei der Sozialversicherung verknüpft SvEV § 1 Nr. 1 die Beitragsfreiheit aber mit der Formulierung „zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern“. Für den Werksbus ist das Feld deshalb mit „prüfen“ markiert: Eine eigene SV-Fundstelle zu § 3 Nr. 32 liegt nicht vor, und ein Werksbus, der im Tausch gegen Lohn eingeführt wird, sollte vorher mit der Krankenkasse oder dem Steuerberater abgestimmt sein.

Die zweite Zeile ist die Pauschalierung mit 15 %. § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 EStG erfasst neben Zuschüssen auch „Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung“. Ein Werksbus, der an einer Bedingung von § 3 Nr. 32 scheitert, ist damit nicht automatisch voll lohnsteuerpflichtig. Er lässt sich bis zur Höhe der Entfernungspauschale mit 15 % pauschal versteuern. Das ist eine Rückfallebene, kein Plan.

§ 3 Nr. 32 EStG: drei Bedingungen, keine davon eine Preisfrage

Der Gesetzestext ist kurz. Steuerfrei ist „die unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte … mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel, soweit die Sammelbeförderung für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig ist“. Eine Obergrenze steht dort nicht, ebenso wenig ein Zusätzlichkeitserfordernis. Die Bedingungen liegen in den Verwaltungsanweisungen und in der Rechtsprechung.

Erstens: Organisation durch den Arbeitgeber, mehrere Beschäftigte. H 3.32 LStH definiert die Sammelbeförderung als „die durch den Arbeitgeber organisierte oder zumindest veranlasste Beförderung mehrerer Arbeitnehmer; sie darf nicht auf dem Entschluss eines Arbeitnehmers beruhen“. Ein Bus, den der Arbeitgeber bei einem Busunternehmen bestellt, erfüllt das. Eine Fahrgemeinschaft, die sich unter Kollegen bildet, erfüllt es nicht, auch wenn der Arbeitgeber das Fahrzeug stellt.

Der BFH legt das eng aus. Im Urteil VI R 56/07 vom 29. Januar 2009 fuhr ein Gesellschafter-Geschäftsführer im Dienstwagen und nahm Kollegen mit, die GmbH berief sich auf § 3 Nr. 32. Der BFH verneinte eine Sammelbeförderung: Die Mitnahme anderer Arbeitnehmer im Dienstwagen ist keine. Damit blieb der Nutzungsvorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte steuerpflichtig. Das Urteil ist 17 Jahre alt und trotzdem aktuell, weil H 3.32 LStH für die Veranlagung 2026 genau darauf verweist.

Zweitens: Notwendigkeit. R 3.32 LStR nennt zwei Fälle, in denen sie „z. B.“ anzunehmen ist: wenn die Beförderung mit öffentlichen Verkehrsmitteln „nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand durchgeführt werden könnte“, oder wenn „der Arbeitsablauf eine gleichzeitige Arbeitsaufnahme der beförderten Arbeitnehmer erfordert“. Das „z. B.“ macht die Liste offen. Wer sich auf einen dritten Grund stützt, trägt dafür aber die Begründungslast.

Im Gewerbegebiet ist der erste Fall der häufigere. In der BBSR-Auswertung vom Juni 2023 erreichen 90 % der Bevölkerung eine Haltestelle mit mindestens 20 Abfahrten am Tag zu Fuß gut, in den schwächsten Landkreisen aber nur 34 % bis 38 % (Straubing-Bogen, Haßberge, Cuxhaven, Cham, Donau-Ries). Diese Zahl misst den Wohnort, nicht das Werkstor und nicht die Uhrzeit. Eine Haltestelle mit 20 Abfahrten zwischen 07:00 und 19:00 Uhr hilft einer Frühschicht um 05:45 Uhr nicht. Der Nachweis der Notwendigkeit gehört deshalb in die Akte: Fahrplanauszug, Schichtzeiten, Fahrzeit mit ÖPNV im Vergleich zum Werksbus. Zur Lücke zwischen Takt und Schichtkante siehe den Beitrag zur Nachtschicht und dem Jobticket.

Drittens: eine besondere Rechtsgrundlage. H 3.32 LStH formuliert ohne Einschränkung: „Das Vorliegen einer Sammelbeförderung bedarf einer besonderen Rechtsgrundlage. Dies kann ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung sein.“ Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung sind die genannten Beispiele, die Liste ist nicht abschließend. Einen Satz in einer Rundmail ersetzen sie aber nicht. Frühere Fassungen des Handbuchs schwächten das Erfordernis noch mit einem einschränkenden Adverb ab, die aktuelle Fassung verzichtet darauf.

Im Betrieb mit Betriebsrat führt der Weg fast immer über eine Betriebsvereinbarung, und die verhandelt der Betriebsrat ohnehin mit, sobald der Werksbus Fahrgastdaten erfasst. Wie Mitbestimmung und DSGVO dabei zusammenspielen, beschreibt der Beitrag zu Betriebsrat und Shuttle-Tracking. Steuerliche Rechtsgrundlage und Regelung zur Datenverarbeitung lassen sich deshalb in einer Betriebsvereinbarung zusammenfassen, was eine Verhandlungsrunde spart.

Werksbus und Pendlerpauschale: was Payroll melden muss

Für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung entfällt die Entfernungspauschale. § 9 EStG sagt das wörtlich: Die Pauschale „gilt nicht für Flugstrecken und Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung nach § 3 Nummer 32“. Aus Sicht der Beschäftigten tauschen sie also einen Werbungskostenabzug gegen eine kostenlose Fahrt.

Wie viel dieser Tausch kostet, hängt an der Entfernung. Die Pauschale wirkt nur, soweit sie zusammen mit anderen Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € (§ 9a EStG) übersteigt. Ein Rechenbeispiel mit 220 Arbeitstagen als Annahme: Bei 10 Kilometern ergibt die Pauschale 836 € im Jahr und bleibt unter dem Pauschbetrag. Diese Beschäftigten verlieren durch den Werksbus steuerlich nichts, solange keine weiteren Werbungskosten anfallen. Bei 30 Kilometern sind es 2.508 €, und der Verzicht wird spürbar, auch wenn die kostenlose Fahrt ihn in der Regel überwiegt.

Aus dem BMF-Schreiben vom 18. November 2021 bleiben trotz der neuen Sätze mehrere Feinheiten anwendbar. Teilstrecken mit steuerfreier Sammelbeförderung fließen nicht in die Entfernung ein (Rz. 12), der Weg von der Wohnung zur Zustiegshaltestelle des Werksbusses dagegen schon. Bei verbilligter Sammelbeförderung, also mit Eigenanteil, setzen die Beschäftigten ihre Zuzahlung als Werbungskosten an (Rz. 4). Hinzu kommt eine Folge aus § 9 EStG selbst, der die Pauschale je Arbeitstag gewährt: Wer nur an manchen Tagen den Werksbus nutzt, behält für die übrigen Tage die Pauschale.

Daraus entsteht für die Entgeltabrechnung eine Meldepflicht. § 41b Abs. 1 S. 2 Nr. 9 EStG verlangt auf der Lohnsteuerbescheinigung „für die steuerfreie Sammelbeförderung nach § 3 Nummer 32 den Großbuchstaben F“. Das Finanzamt erkennt daran, dass für diese Person die Pauschale gekürzt werden muss. Payroll braucht also eine Liste, wer im Kalenderjahr den Werksbus tatsächlich genutzt hat, nicht nur, wer anspruchsberechtigt war. Bei einem Schichtsystem mit Springern, Leiharbeit und wechselnden Linien lässt sich diese Liste nur aus Fahrtdaten erstellen.

Hier entscheidet sich, ob der Werksbus aus Payroll-Sicht beherrschbar bleibt. Eine Plattform für die Mitarbeiterbeförderung wie Ryde führt filterbare Fahrtenlisten und lässt sich an bestehende HRIS anbinden. Wie aus diesen Fahrtdaten die Liste je Person für die Entgeltabrechnung wird, etwa über die HRIS-Anbindung, ist eine Integrationsfrage, die vor dem Jahreswechsel geklärt sein sollte. Die Lohnsteuerbescheinigung 2027 wird im Februar 2028 fällig, die Daten dafür entstehen ab dem ersten Januartag.

Deutschlandticket als Jobticket 2027: 63,46 € und ein Preis, der jedes Jahr neu gerechnet wird

Das Deutschlandticket als Jobticket hängt an einer Tarifregel. Leistet der Arbeitgeber einen Zuschuss von mindestens 25 % auf den Ausgabepreis, kann zusätzlich ein Rabatt von 5 % auf den Ausgabepreis gewährt werden (Bundesregierung). Für 2027 hat die VMK den Jobticket-Preis mit 63,46 € festgelegt. Daraus ergeben sich die Zahlen für den Benefit-Plan:

Rechenbeispiel nach VMK-Pressemitteilung Nr. 115/2026 und der Jobticket-Regel der Bundesregierung.

Steuerlich stehen zwei Wege offen. Der steuerfreie Weg nach § 3 Nr. 15 EStG setzt voraus, dass der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird; eine Gehaltsumwandlung scheidet aus. Der steuerfreie Betrag mindert nach § 3 Nr. 15 Satz 3 die Entfernungspauschale der Beschäftigten und steht deshalb auf der Lohnsteuerbescheinigung. Bei einem Vollzuschuss und kurzen Wegen ist das meist folgenlos, bei langen Wegen kann die Anrechnung den Werbungskostenabzug des Beschäftigten spürbar verkleinern.

Der zweite Weg ist die Pauschalierung mit 25 % nach § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 EStG. Sie greift „anstelle der Steuerfreiheit“, funktioniert auch bei Gehaltsumwandlung, und für die pauschal besteuerten Bezüge „unterbleibt eine Minderung“ der Werbungskosten. Bei 761,52 € Vollzuschuss kostet das 190,38 € Pauschalsteuer je Beschäftigtem und Jahr, vor Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Die Bedingung, die in der Planung leicht untergeht: Die Wahl gilt „einheitlich für alle dort genannten Bezüge eines Kalenderjahres“. Ein Arbeitgeber kann also nicht für die Verwaltung steuerfrei und für die Produktion pauschal abrechnen.

Ein amtliches Beispiel für große Abnahmen liefert das BMF: Ein Arbeitgeber zahlt einem Verkehrsverbund 80.000 € für Netzkarten von 100 Beschäftigten. Das ist steuerfrei nach § 3 Nr. 15 oder mit 25 % pauschal ohne Anrechnung (BMF, 18. November 2021).

Wie empfindlich Jobticket-Nutzer auf Preisschritte reagieren, hat die Branche selbst gemessen. Im ersten Halbjahr 2025 wurden im Schnitt etwa 13,5 Millionen Deutschlandtickets im Monat verkauft. Die Hauptursache für den Rückgang sieht der VDV-Halbjahresbericht in der Preiserhöhung zum Jahreswechsel auf 58 €, und „besonders betroffen“ waren Standard- und Jobtickets. Der Anteil der Job- und Firmentickets lag bei 19 % der Nutzer, mit einer Spanne von 7 % in Bremen und Thüringen bis 29 % in Hamburg. Der VDV kennzeichnet die niedrigen Werte als kleine Stichproben.

Mit dem jährlichen Index wird aus einem einmaligen Preisschock ein wiederkehrender Termin. Die Ankündigung für 2027 kam am 30. September 2026. Wer denselben Rhythmus unterstellt, kennt den Preis für 2028 erst, wenn der Benefit-Plan 2028 in den meisten Unternehmen schon steht. Für Arbeitgeber, die einen festen Eurobetrag zuschießen, steigt dann der Eigenanteil der Beschäftigten. Wer dagegen einen Prozentsatz zuschießt, trägt den Anstieg selbst. Die Zusage im Benefit-Plan sollte festlegen, welcher dieser beiden Fälle gemeint ist.

Die Grenze des Jobtickets zieht der VDV ebenfalls selbst. In seiner Bilanz zu drei Jahren Deutschland-Ticket heißt es: „Ohne ein gutes Angebot an Verkehrsleistungen kein Erfolg des Tickets“, und im ländlichen Raum sei der Status quo zu sichern, damit das Ticket „kein reines Ballungsraumprodukt bleibt“. Mehr als 70 % der 106 befragten Verkehrsunternehmen und Verbünde sehen im Jobticket das größte Wachstumspotenzial. Für den Arbeitgeber heißt das: Das Jobticket ist so gut wie der Fahrplan an seinem Standort.

Pendlerpauschale 2026 aus Arbeitgebersicht: der 15-%-Fahrtkostenzuschuss

Die Debatte um die 38 Cent drehte sich um die Steuererklärung der Beschäftigten. Für Arbeitgeber liegt der Effekt woanders: Die Reform verschiebt die Obergrenze, bis zu der ein Fahrtkostenzuschuss mit 15 % pauschal versteuert werden darf. § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 EStG erlaubt die Pauschalierung, „soweit die Bezüge den Betrag nicht übersteigen“, den die Beschäftigten als Entfernungspauschale ansetzen könnten.

Für die monatliche Abrechnung lässt das BMF eine Vereinfachung zu: Es kann „davon ausgegangen werden, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte“ erfolgen (BMF, 18. November 2021, Rz. 36). Bei einem eigenen Pkw entfällt dabei die Begrenzung auf 4.500 €. Wer an drei Tagen pro Woche ins Werk kommt, wird mit neun Tagen im Monat angesetzt (Rz. 41). Damit ergibt sich folgende Rechnung:

Rechenbeispiel nach § 9 EStG (2025: 0,30 € bis km 20, 0,38 € ab km 21; 2026: 0,38 € ab km 1) und der 15-Tage-Regel des BMF.

Ab 20 Kilometern ist der Zuwachs konstant, weil die längeren Pendler schon vorher 0,38 € ab Kilometer 21 hatten. Relativ gewinnen die kurzen Wege am meisten. Das ist für Standorte in Großstadtnähe relevant, wo Destatis für 2020 einen durchschnittlichen Weg von rund 24 Kilometern gemessen hat, gegenüber 31 Kilometern in ländlichen Gemeinden.

Was kostet das den Arbeitgeber? Bei 30 Kilometern und vollem Zuschuss zahlt er 171 € im Monat plus 15 % Pauschalsteuer, also 25,65 €. Aufs Jahr gerechnet sind das 2.052 € Zuschuss und 307,80 € Steuer. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, denn SvEV § 1 Nr. 3 stellt „Einnahmen nach § 40 Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes“ beitragsfrei. Dafür mindert der pauschal versteuerte Zuschuss die Werbungskosten der Beschäftigten. Damit das Finanzamt diese Minderung vornehmen kann, gehört der Betrag auf die Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 S. 2 Nr. 7 EStG), ein Eintrag im Lohnkonto genügt hier nicht. Netto gewinnen die Beschäftigten weniger, als der Bruttobetrag nahelegt, weil sie den Betrag in der Steuererklärung nicht mehr ansetzen können.

Im Vergleich der Instrumente ist der Fahrtkostenzuschuss das teuerste je Kopf. Er ist aber das einzige, das den Pkw-Pendlern, also bundesweit rund zwei Dritteln der Pendler, überhaupt etwas bringt, wenn weder Bus noch Werksbus in Frage kommen. Mit der Reform wurde er für kurze Wege um ein Viertel großzügiger, ohne dass der Arbeitgeber etwas beschließen musste. Ein Zuschuss, der noch am Höchstbetrag von 2025 ausgerichtet ist, lässt seit Januar 2026 bei 10 Kilometern 12 € und ab 20 Kilometern 24 € im Monat ungenutzt.

Umsatzsteuer beim Werksbus: der zweite Test mit anderer Beispielliste

Ein lohnsteuerfreier Werksbus kann umsatzsteuerlich trotzdem eine steuerbare Leistung sein. Für die Umsatzsteuer gilt ein eigener Test, und er nennt andere Beispiele. Nach UStAE 1.8 Abs. 15 sind unentgeltliche Beförderungen der Beschäftigten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nach § 3 Abs. 9a Nr. 2 UStG steuerbar, „sofern sie nicht im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen“.

Ein solches Interesse nimmt der Erlass zum Beispiel an, wenn die Beförderung mit öffentlichen Verkehrsmitteln „nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand durchgeführt werden könnte“, wenn Beschäftigte an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder in einem weiträumigen Arbeitsgebiet eingesetzt werden, oder wenn ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz oder überwiegend der Materialtransport die Fahrt verlangt. Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sei „nur ein Umstand“ im Gesamtbild.

Der Unterschied zur Lohnsteuer liegt in einer Lücke. R 3.32 LStR nennt die gleichzeitige Arbeitsaufnahme als Grund für Notwendigkeit, UStAE 1.8 Abs. 15 nennt sie nicht. Ein Werksbus, der lohnsteuerlich allein mit dem synchronen Schichtbeginn begründet ist, an einem Standort mit brauchbarer Busanbindung, kann damit lohnsteuerfrei und zugleich umsatzsteuerbar sein. Beide Listen sind mit „z. B.“ eingeleitet, und das Gesamtbild entscheidet. Das gehört als Prüfauftrag zum Steuerberater.

Der BFH hat die Linie für den Fall mit Eigenanteil gezogen. Im Urteil V R 15/06 vom 15. November 2007 zahlten die Beschäftigten für den Bus des Arbeitgebers einen Beitrag, der 8,5 % der Kosten deckte. Das Finanzamt wollte die Umsatzsteuer auf die vollen Kosten erheben. Der BFH hielt die Beförderung aus betrieblichen Gründen nicht für umsatzsteuerbar, soweit sie unentgeltlich war. Umsatzsteuer fiel nur auf die Zahlungen der Beschäftigten an. Für Arbeitgeber, die einen symbolischen Eigenanteil verlangen, um die Bindung an den Bus zu stärken, ist das die Referenz.

Ist die Beförderung steuerbar, regelt UStAE 1.8 Abs. 16 die Bemessungsgrundlage. Maßgeblich sind die Ausgaben. Schätzen darf der Arbeitgeber sie nur, soweit er mit betriebseigenen Fahrzeugen befördert; bei einem angemieteten Bus steht der Vertragspreis ohnehin fest. Der Erlass bietet eine Vereinfachung an: durchschnittliche Zahl der beförderten Personen mal Preis einer Monatskarte für die durchschnittliche Entfernung. Sein eigenes Beispiel rechnet mit sechs Personen und 76 € je Monatskarte, also 456 €, abzüglich 29,83 € enthaltener Umsatzsteuer zu 7 %, was eine Bemessungsgrundlage von 426,17 € ergibt.

Der ermäßigte Satz von 7 % hängt an genehmigtem Linienverkehr, und als Linienverkehr gilt auch der Berufsverkehr zwischen Wohnung und Arbeitsstelle (UStAE 12.13 Abs. 4). Betreibt ein beauftragtes Busunternehmen einen solchen Verkehr, kann seine Rechnung an den Arbeitgeber 7 % ausweisen, innerhalb der Entfernungsgrenzen von § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG. Für die eigene, steuerbare Leistung des Arbeitgebers an die Beschäftigten gilt der ermäßigte Satz dagegen nicht, solange er den Linienverkehr nicht selbst betreibt (UStAE 12.15 Abs. 3).

Am Ende steht die Vorsteuer. UStAE 15.15 schließt den Vorsteuerabzug aus, wenn der Arbeitgeber eine Eingangsleistung schon beim Bezug ausschließlich und unmittelbar für eine unentgeltliche Wertabgabe verwenden will; „nur mittelbar verfolgte Zwecke sind unerheblich“. Ob der Arbeitgeber die Vorsteuer aus der Busanmietung ziehen kann, hängt also daran, ob die Beförderung als nicht steuerbar im überwiegenden betrieblichen Interesse gilt. Bei einer Busanmietung geht es um 7 % oder 19 % des Nettobudgets, je nachdem, wie das Busunternehmen abrechnet. Zum Regelsatz und bei einem sechsstelligen Werksbus-Etat ist das ein fünfstelliger Betrag. Das ist die Zahl, die eine schriftliche Abstimmung mit dem Steuerberater rechtfertigt, bevor der Vertrag unterschrieben ist.

Mischmodelle je Standort und Schichtgruppe

Kaum ein größerer Arbeitgeber kommt mit einem einzigen Instrument aus. Das typische Muster folgt den Schichtgruppen: Werksbus für Früh- und Nachtschicht, wo der ÖPNV-Takt nicht reicht, Jobticket für Tagschicht und Verwaltung, Fahrtkostenzuschuss für diejenigen, die ohnehin fahren. Steuerlich ist diese Kombination zulässig, sie hat aber drei Kopplungen, die man kennen muss.

Die erste ist die Einheitlichkeit der 25-%-Pauschalierung. Wer das Jobticket für die Verwaltung pauschal versteuert, muss im selben Kalenderjahr alle Bezüge nach § 3 Nr. 15 pauschal versteuern, auch die eines Produktionsmitarbeiters, der nur gelegentlich ein Ticket bezuschusst bekommt. Die zweite ist die Teilstrecke. Wer mit dem Linienbus zur Zustiegshaltestelle fährt und von dort mit dem Werksbus weiter, hat für die erste Teilstrecke eine Pauschale und gegebenenfalls einen Jobticket-Zuschuss, für die zweite den Buchstaben F. Die dritte ist der Wechsel im Jahr: Wer im März von der Tagschicht in die Nachtschicht wechselt, braucht für beide Zeiträume saubere Aufzeichnungen.

Ein Rechenbeispiel je Kopf und Jahr zeigt, wie weit die Instrumente auseinanderliegen:

Rechenbeispiel ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer; Fahrtkostenzuschuss mit 15-Tage-Regel und 0,38 € je km.

Die Werksbus-Zeile bleibt bewusst offen. Ihre Kosten hängen davon ab, wie viele Sitze pro Fahrt belegt sind, und das entscheidet die Routenplanung. Die Kostenseite mit Richtwerten und Ausschreibungskriterien behandelt der Leitfaden zum Mitarbeitershuttle in Deutschland.

Das Jobticket setzt einen Bus voraus. Zum Niedersachsenpark im Landkreis Osnabrück fuhren ab August 2019 zwei öffentlich mitfinanzierte Buslinien, ausgerichtet auf die Schichtwechselzeiten. Sie kamen im Schnitt auf weniger als 15 Fahrgäste, bei einem kommunalen Kostenanteil von rund 170.000 € im Jahr. Zum 30. Juni 2024 wurden die Linien eingestellt, auch das Deutschlandticket hatte die Nachfrage nicht spürbar erhöht. adidas organisiert und finanziert laut Landkreis (Februar 2024) weiterhin einen eigenen Werksbus zwischen Osnabrück und dem Niedersachsenpark. Wie dieser Bus steuerlich eingeordnet ist, ist nicht öffentlich. Der Fall zeigt aber, dass am selben Standort eine vom Arbeitgeber organisierte Linie weiterfährt, wo die öffentliche eingestellt wurde. Mehr zum Standorttyp steht im Beitrag über Logistikzentren im Schichtbetrieb.

Daraus folgt eine Reihenfolge für die Planung. Zuerst prüfen Sie je Standort und Schichtgruppe den Fahrplan, dann ordnen Sie das Instrument zu, und erst danach entscheiden Sie über steuerfrei oder pauschal. Wer umgekehrt beginnt und das Jobticket konzernweit einführt, weil es administrativ am einfachsten ist, zahlt für Tickets, die an Gewerbegebietsstandorten im Schrank liegen.

Häufige Fragen zu Sammelbeförderung, Jobticket und Pauschale

Ist eine Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber steuerfrei?

Ja, nach § 3 Nr. 32 EStG ohne Obergrenze, wenn sie notwendig ist, vom Arbeitgeber organisiert wird und auf einer besonderen Rechtsgrundlage wie einer Betriebsvereinbarung beruht.

Wird das Jobticket auf die Pendlerpauschale angerechnet?

Beim steuerfreien Jobticket nach § 3 Nr. 15 EStG ja: Der Zuschuss mindert die abziehbare Entfernungspauschale und steht deshalb auf der Lohnsteuerbescheinigung. Versteuert der Arbeitgeber das Ticket stattdessen mit 25 % pauschal, unterbleibt die Minderung nach § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 EStG. Ganz ausgeschlossen ist die Pauschale nur für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung.

Was bedeutet der Buchstabe F auf der Lohnsteuerbescheinigung?

F steht für eine steuerfreie Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 EStG (§ 41b Abs. 1 S. 2 Nr. 9 EStG). Das Finanzamt kürzt daraufhin die Entfernungspauschale für die betroffene Strecke.

Wie hoch darf ein pauschal versteuerter Fahrtkostenzuschuss 2026 sein?

Höchstens so hoch wie die Entfernungspauschale, die der Beschäftigte für diese Fahrten ansetzen könnte, also 0,38 € je Kilometer der einfachen Entfernung und Arbeitstag. Im monatlichen Lohnsteuerabzug dürfen Arbeitgeber laut BMF-Schreiben vom 18. November 2021 von 15 Arbeitstagen ausgehen, bei einer Drei-Tage-Woche von neun. Für 20 Kilometer ergibt das 114 € im Monat, für 30 Kilometer 171 €. Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gezahlt werden. Er wird mit 15 % pauschal versteuert, ist sozialversicherungsfrei und mindert die Werbungskosten des Beschäftigten. Wer bisher mit den Sätzen von 2025 gerechnet hat, kann den Höchstbetrag um 1,20 € je Kilometer bis Kilometer 20 anheben, also um höchstens 24 € im Monat.

Ist der kostenlose Werksbus umsatzsteuerpflichtig?

Nicht, wenn die Beförderung im überwiegenden betrieblichen Interesse liegt, etwa weil kein zumutbarer ÖPNV fährt (UStAE 1.8 Abs. 15). Die gleichzeitige Arbeitsaufnahme, die für die Lohnsteuer genügt, steht in der umsatzsteuerlichen Beispielliste nicht. Ein Steuerberater sollte diesen Punkt vor Vertragsschluss prüfen.

Was vor dem 1. Januar 2027 entschieden sein sollte

Das Zeitfenster ist kurz. Die Preise für 2027 stehen seit dem 30. September fest, die erste Lohnabrechnung 2027 läuft Ende Januar, und jede Umstellung im laufenden Jahr erzeugt Teilzeiträume, die Payroll einzeln abbilden muss. Fünf Entscheidungen sollten bis Mitte Dezember stehen:

1. Jobticket mit 63,46 € budgetieren und festlegen, ob der Zuschuss als Eurobetrag oder Prozentsatz zugesagt wird. Ab 2028 bewegt der Index den Preis jedes Jahr.
2. Steuerfrei oder 25 % pauschal für das ganze Kalenderjahr wählen, mit Blick auf Gehaltsumwandlungen und Pendler mit langen Wegen.
3. Für jeden Werksbus Notwendigkeit und Rechtsgrundlage dokumentieren: Fahrplanabgleich je Schicht und eine Betriebsvereinbarung oder tarifliche Regelung, die den Beschäftigten einen Anspruch gibt.
4. Den Datenfluss für den Buchstaben F einrichten, also eine Fahrtenliste je Person, die Payroll zum Jahresende abrufen kann.
5. Die umsatzsteuerliche Einordnung des Werksbusses schriftlich klären, bevor der Beförderungsvertrag für 2027 unterschrieben ist.

Die Richtung danach ist absehbar. Das Jobticket wird jedes Jahr teurer, solange Personal- und Energiekosten steigen und der Bundeszuschuss bis 2030 fest bleibt. Die Pendlerpauschale bleibt stehen, bis ein neues Gesetz sie bewegt. Der Werksbus kostet, was seine Auslastung erlaubt. Arbeitgeber, die ihre Standorte jetzt nach Fahrplan statt nach Verwaltungsaufwand sortieren, entscheiden 2027 einmal und passen 2028 nur noch Beträge an. Wer Auslastung, Kosten je Fahrt und Fahrtenlisten für eine Werksbus-Entscheidung belastbar machen will, findet die Werkzeuge dafür bei Ryde für Mitarbeiterpendeln.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Rechtsstand: 31. Oktober 2026.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz: Einkommensteuergesetz § 3
• Bundesministerium der Justiz: Einkommensteuergesetz § 9
• Bundesministerium der Justiz: Einkommensteuergesetz § 9a
• Bundesministerium der Justiz: Einkommensteuergesetz § 40
• Bundesministerium der Justiz: Einkommensteuergesetz § 41b
• Bundesministerium der Justiz: Sozialversicherungsentgeltverordnung § 1
• Bundesgesetzblatt: Steueränderungsgesetz 2025, BGBl. 2025 I Nr. 363
• Lohnsteuer-Richtlinien: R 3.32 LStR
• NWB Datenbank: H 3.32 LStH
• dejure.org: BFH, 29.01.2009, VI R 56/07
• dejure.org: BFH, 15.11.2007, V R 15/06
• Bundesministerium der Finanzen: BMF-Schreiben Entfernungspauschalen vom 18.11.2021, BStBl I 2021 S. 2315 (Archivkopie)
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass: UStAE 1.8
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass: UStAE 12.13
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass: UStAE 12.15
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass: UStAE 15.15
• Die Bundesregierung: Deutschlandticket, Fragen und Antworten
• Verkehrsministerkonferenz: Pressemitteilung Nr. 115/2026, Preisindex Deutschlandticket
• VDV / Deutsche Bahn: Evaluation zum Deutschland-Ticket, Halbjahresbericht 2025
• VDV: Drei Jahre Deutschland-Ticket, Pressemitteilung vom 30.04.2026
• Destatis: Entfernungspauschale 2020, PD25_N012_73111
• Destatis: Pendeln 2024, PD25_N027_13
• BBSR: ÖV-Anbindung der Regionen
• Landkreis Osnabrück: Niedersachsenpark, Busanbindung eingestellt