Eventos Deportivos

Un campeonato regional con 12 disciplinas, 6 sedes de competencia, 2,800 atletas y 14 días de duración es un problema logístico de transporte que no se parece a nada corporativo. Cada día tiene un calendario distinto. Las eliminatorias de natación del lunes son a las 8:00; las finales de atletismo del mismo día, a las 18:00. El martes, los horarios cambian completamente.

El software de transporte empresarial opera con rutas estables: mismas paradas, mismos horarios, mismos pasajeros. En un torneo, ninguna de esas tres variables se repite de un día a otro. Los pasajeros son delegaciones con tamaños distintos. Las sedes cambian según la disciplina. Los horarios dependen de los resultados del día anterior.

Las restricciones de agrupación hacen la planificación aún más compleja. Los comités organizadores establecen que delegación A no viaja con delegación B, que los árbitros viajan separados, que la prensa tiene shuttles exclusivos. Sin un sistema que aplique reglas de agrupación al calcular rutas, el organizador termina asignando un vehículo por delegación. El costo se dispara.

El tiempo de preparación es el otro problema. Un campeonato se anuncia meses antes pero el calendario detallado (sedes por ronda, horarios por disciplina) se confirma semanas antes del inicio. El equipo de logística tiene una ventana corta para planificar todo el transporte. Las hojas de cálculo colapsan con 200+ movimientos diarios. Los errores aparecen el primer día, cuando ya no hay tiempo de corregir.

Ryde recibe el calendario de competencia y genera las rutas de cada día en función de las sedes activas, los horarios de calentamiento y las reglas de agrupación definidas por el comité organizador. Cuando el calendario cambia (una semifinal se adelanta, una sede se sustituye), las rutas se recalculan sin partir de cero.

Las reglas de separación de delegaciones se configuran como restricciones en el motor de rutas. El sistema agrupa a los pasajeros que pueden viajar juntos y asigna vehículos separados cuando las reglas lo exigen, minimizando el número total de vehículos sin violar ninguna restricción. En un torneo con 40 delegaciones y 6 reglas de separación, esa optimización puede ahorrar 30% en flota.

La plataforma calcula la hora de recogida en cada hotel de delegación considerando el tiempo de viaje a la sede, el margen de calentamiento requerido y los controles de acreditación en la entrada. Si un atleta necesita 75 minutos antes de competir y el viaje a la sede dura 25 minutos, el shuttle sale del hotel a la hora correcta. No antes (desperdicio de tiempo), no después (riesgo deportivo).

Un torneo multi-sede de 10 días con 2,200 atletas y 4 sedes de competencia usó Ryde para gestionar el 100% del transporte de delegaciones. La configuración completa tomó 5 días hábiles. Durante el evento, los ajustes diarios por cambios de calendario tomaron 30 minutos en promedio. Cero atletas llegaron tarde a calentamiento. El costo de flota fue 34% menor al presupuesto original basado en asignación manual.